تعتبر Virtual Data Rooms (VDRs) أو “غرف البيانات الافتراضية” أداة هامة لتخزين ومشاركة المعلومات الحساسة بشكل آمن وفعال بين العديد من الأطراف. هذه الأداة بمثابة مركز وشبكة محصنة للمعلومات ويمكن أن تشكل طفرة في سرعة وجودة وأمن المعلومات، وتستخدم VDRs عادة في المعاملات التجارية مثل الاندماج والاستحواذ والتمويل وإجراء دراسات الجدوى.

ما هي غرف البيانات الافتراضية ؟

غرف البيانات الافتراضية Virtual Data Rooms هي مستودعات إلكترونية تستعين بها الشركات لتخزين ومشاركة المعلومات الحساسة فيما بين العديد من الأطراف بشكل آمن. وتتميز غرف البيانات الافتراضية VDRs بأنها توفر بيئة آمنة ومحكمة للتعامل مع المعلومات الحساسة، مما يسمح للعديد من الأطراف بالوصول إلى المعلومات والوثائق المتعلقة بالمعاملة بدون الحاجة إلى النسخ الورقية التي قد تتسرب من خلالها المعلومات بسهولة.

يتم الاستعانة بهذه الخدمة عادة من قبل المؤسسات والشركات والمستثمرين والمستشارين والمحامين والبنوك والمستثمرين الخاصين.

هذه الخدمة يمكن الوصول إليها من أي مكان في العالم عن طريق الإنترنت. وبهذا تتيح هذه الميزة للمستخدمين الوصول إلى المعلومات والوثائق بسهولة وفعالية.

متى يتم استخدام Virtual Data Rooms؟

كما أسلفنا يتم استخدامها في المعاملات التجارية الحساسة التي تتطلب مستوى عالٍ من التأمين والحماية للمعلومات.

تشمل حالات الاستخدام الشائعة لغرف البيانات الافتراضية ما يلي:

• عمليات الاندماج والاستحواذ: تُستخدم VDRs بشكل شائع لتسهيل العناية الواجبة أثناء عمليات الدمج والاستحواذ ، مما يسمح للمشترين المحتملين بمراجعة المستندات المالية والقانونية السرية.
• جمع التبرعات: يمكن استخدام VDRs لمشاركة المعلومات المالية وغيرها من المعلومات الحساسة مع المستثمرين المحتملين أثناء جولات جمع التبرعات.
• الإجراءات القانونية: يمكن استخدام VDRs للمشاركة بأمان في المستندات القانونية السرية المتعلقة بالتقاضي أو التحكيم أو الإجراءات القانونية الأخرى.
• اجتماعات مجالس الإدارة: يمكن استخدام VDRs لمشاركة مواد اجتماعات مجالس الإدارة السرية مع أعضاء مجلس الإدارة ، مما يضمن حصول جميع المشاركين على نفس المعلومات.

كيف تستخدم Virtual Data Rooms؟

تتوفر غرف البيانات الافتراضية عادة على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، ويمكن الوصول إلى المعلومات والوثائق المخزنة فيها بواسطة نظام تسجيل دخول آمن. ويمكن تعيين مستويات الوصول والأذون لكل مستخدم بناءً على دوره ومسؤولياته، ويمكن تحديث وتتبع الوثائق بشكل مستمر. وتشمل ميزات VDRs أيضًا أدوات التعاون والتواصل، مثل منتديات الأسئلة والأجوبة وأنظمة الرسائل.

وتستخدم VDRs في مراحل مختلفة من المعاملة، بما في ذلك:

1. مرحلة الإعداد: حيث يتم تحميل المستندات والوثائق اللازمة للمعاملة إلى VDR، وتقسيمها وتصنيفها بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
2. مرحلة الاستعراض والتقييم: حيث يتم الوصول إلى المعلومات المخزنة في VDR والتعليق عليها وتحليلها وتقييمها. ويمكن للمستخدمين المشاركة في مناقشات ومنتديات لتبادل الأفكار والتعليقات حول المعلومات.
3. مرحلة الإغلاق: حيث يتم تأكيد وتوثيق الاتفاقات والتوصيات المتعلقة بالمعاملة، وتأمين نسخ من المعلومات والوثائق الرسمية المطلوبة.

كيف تؤمن غرف البيانات الافتراضية بياناتك ؟

تستخدم غرف البيانات الافتراضية (VDRs) تدابير أمنية مختلفة لضمان حماية البيانات المخزنة. فيما يلي بعض ميزات الأمان الأكثر شيوعًا التي تستخدمها VDRs:

1. التشفير: تستخدم VDRs عادةً خوارزميات تشفير متقدمة لحماية البيانات أثناء النقل وفي حالة السكون.
2. المصادقة الثنائية: هذه آلية أمان تتطلب من المستخدمين توفير شكلين مختلفين من المصادقة قبل الوصول إلى VDR.
3. ضوابط الوصول: تسمح لك VDRs بتعيين مستويات مختلفة من صلاحيات الوصول لمستخدمين مختلفين ، مما يضمن أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة.
4. العلامة المائية: هذه تقنية تضمين معرفات فريدة في كل مستند ، مما يجعل من الصعب على المستخدمين غير المصرح لهم نسخ المستندات أو توزيعها دون أن يتم اكتشاف من قام بتسريب المعلومات.
5. مسارات التدقيق: توفر VDRs سجلات مفصلة لجميع أنشطة المستخدم ، بما في ذلك من قام بالوصول إلى المستندات ومتى.
6. النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها: غالبًا ما تحتوي VDRs على أنظمة نسخ احتياطي واستعادة قوية لضمان عدم فقد البيانات في حالة وقوع كارثة.

ما هي مميزات وعيوب غرف البيانات الافتراضية مقارنة بالطرق التقليدية ؟

عندما يتعلق الأمر بمقارنة غرف البيانات الافتراضية بطرق تخزين البيانات التقليدية ، فهناك العديد من الاختلافات الرئيسية. يمكن أن تكون طرق تخزين البيانات التقليدية ، مثل التخزين المادي في خزانات الملفات أو الخوادم المحلية ، أكثر عرضة للتلف المادي والسرقة والوصول غير المصرح به.

من ناحية أخرى ، توفر غرف البيانات الافتراضية بيئة آمنة عبر الإنترنت لتخزين المعلومات الحساسة ومشاركتها. وهي إلى ذلك توفر المزيد من الضوابط الدقيقة على وصول المستخدم والأذونات ، بالإضافة إلى إمكانات التتبع وإعداد التقارير لأغراض التدقيق.

يتمثل الاختلاف المهم الآخر في مستوى الملاءمة والكفاءة اللذين توفرهما غرف البيانات الافتراضية. باستخدام طرق تخزين البيانات التقليدية ، يمكن أن يكون الوصول إلى المعلومات ومشاركتها مستهلكًا للوقت ومرهقًا ، مما يتطلب استردادًا فعليًا أو توزيعًا يدويًا، بينما تسمح غرف البيانات الافتراضية بالوصول السهل والفوري إلى المعلومات من أي مكان متصل بالإنترنت ، بالإضافة إلى أدوات تعاون واتصال مبسطة.

ويمكن إجمال مميزات وعيوب غرف البيانات الافتراضية كما يلي:-

مميزات Virtual Data Rooms:

تتميز هذه الغرف بعدة مميزات، من بينها:

1- الأمان والحماية: حيث توفر VDRs بيئة آمنة ومحكمة للتعامل مع المعلومات الحساسة، وتسمح بتحديد مستويات الوصول والأذونات لكل مستخدم بناءً على دوره ومسؤولياته.

2- السهولة والفعالية: حيث يمكن الوصول إلى المعلومات والوثائق من أي مكان في العالم بشرط وجود الاتصال بالإنترنت، وتتيح VDRs التعاون والتواصل بين المستخدمين بسهولة وفعالية.

3- التتبع والتحديث: حيث يمكن تتبع وتحديث الوثائق المخزنة في VDR بشكل مستمر، ويمكن تحديثها وتعديلها وإضافة تعليقات عليها.

عيوب Virtual Data Rooms:

رغم المميزات المتعددة لـ Virtual Data Rooms، إلا أن هناك بعض العيوب المحتملة، من بينها:

• التكلفة: حيث قد تكون VDRs باهظة الثمن لبعض الشركات الصغيرة.
• الحاجة إلى التدريب: حيث يحتاج المستخدمون إلى الحصول على التدريب اللازم للاستخدام الفعال لـ VDRs.
• القدرة على تصدير الملفات: حيث قد تصعب عملية تصدير الملفات من VDRs في بعض الأحيان.

من هم أشهر موفري خدمات غرف البيانات الافتراضية ؟

من أشهر موفري غرف البيانات الافتراضية:

• Intralinks
• Merrill DatasiteOne
• Firmex
• Citrix ShareFile
• Ansarada

يقدم هؤلاء الموفرون ميزات وخطط تسعير مختلفة ، لذلك من المهم تقييم احتياجاتك وميزانيتك الخاصة قبل اختيار واحدة.

عند تقييم موفري غرف البيانات الافتراضية ، من المهم مراعاة عوامل مثل الأمان وسهولة الاستخدام والتسعير ودعم العملاء. فيما يلي بعض الموارد التي يمكن أن تساعدك في تقييم موفري VDR:

• G2: يوفر موقع الويب هذا تقييمات المستخدمين وتقييمات لموفري VDR المختلفين.
• Capterra: يقدم موقع الويب هذا مراجعات ومقارنات لموفري VDR المختلفين ، بالإضافة إلى معلومات التسعير.
• TrustRadius: يقدم موقع الويب هذا مراجعات وتقييمات لموفري VDR المختلفين ، بالإضافة إلى مقارنات تفصيلية للمنتجات.

خلاصة : غرف البيانات الافتراضية هي أداة تستخدمها المؤسسات والشركات لحفظ وتأمين ومشاركة البيانات الحساسة مع ضمان عدم تسريبها من خلال العديد من طرق التأمين ويمكن الوصول إلى هذه الخدمة والاشتراك فيها عبر الإنترنت من خلال العديد من موفري خدمات الـ VDR