إدارة المشاريع: تعريفها ومنهجياتها والعائد منها

تسعى الشركات لتقديم مشاريع فعّالة في بيئة تتسم بالتنافسية الشديدة، لذا أصبح تطبيق منهجيات إدارة المشاريع أمرًا لزامًا لتحقيق الأهداف المرجوة في الإطار الزمني المقرر ودون الاضطرار إلى تغيير الميزانية المالية المحددة، لكن ماذا يقصد بمصطلح إدارة المشاريع؟ وكيف يمكن اختيار منهجية الإدارة المناسبة؟ 

ماذا نقصد بإدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع – Project Management هي عملية قيادة فريق لتحقيق أهداف معينة أو إكمال مهام محددة في إطار زمني مقرر ووفق معايير متفق عليها، وتتضمن إدارة المشاريع توثيق المشروع والتخطيط له بهدف تقديم العمل بنجاح.

يمكن تعريف إدارة المشاريع بعبارة أبسط على أنه استخدام المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لإنتاج وتقديم شيء ذي قيمة للأفراد، وما يميز مصطلح “إدارة المشاريع” عن “الإدارة” فقط هو أن الأخير عملية مستمرة غير مقيدة بفترة زمنية محددة وذلك على عكس إدارة المشروع الذي يجرى وفق إطار زمني.

ولفهم أعمق لإدارة المشروع، تخيل هذه الخطط التي تضعها يوميًا في البيت أو العمل، إذ قد تخطط لتحضير وصفة طعام معينة، أو لسفر في إجازتك الأسبوعية، أو في تسليم تقرير لمديرك بالعمل، كل هذه الخطط لها تاريخ بداية ونهاية ملزمة بفترة معينة وميزانية وموراد محددة.

ما هو العائد من إدارة المشاريع؟

الهدف من إدارة المشروع هو إنتاج منتج نهائي له أثر بالغ ويُحدث تغييرًا نافعًا يعود على مصلحة المنظمة أو الشركة، ويمكن أن يكون العائد أحد النقاط الآتية:

• رفع احتمالية تحقيق النتائج المتوقعة.
• ضمان استخدام الموارد المتاحة بكفاءة أفضل.
• تلبية كافة الاحتياجات المختلفة لأصحاب المصلحة بالمشروع.

ويمكن أن تتطلب المشاريع من الأنماط الآتية تطبيق منهجيات الإدارة:

• إنتاج منتج جديد أو تعديله، سواء أكان منتج محسوس أو غير محسوس.
• المشاريع المحددة بفترة زمنية محددة لها تاريخ بداية ونهاية.
• المشاريع التي تتطلب مشاركة جهات متعددة.
• المشاريع التي تتطلب تطبيق إدارة التغيير.
• المشاريع التي تتطلب تطبيق إدارة المخاطر.

ما هي منهجيات إدارة المشاريع؟

منهجيات إدارة المشروع هي مجموعة المبادئ والممارسات التي ترشدك في أثناء تنظيم مشاريعك لضمان أمثل أداء وأعلى عائد، ولكي تستفيد من إدارة المشاريع لا بد أن تحدد المنهجية المناسبة لفريقك وتنظيمك وأهدافك المرجوة، وذلك لأن اختيار المنهجية غير الدقيقة قد يسبب خسائر في الوقت والمجهود وقد يضيع تحقيق الهدف المطلوب.

ويعد تكرار منهجية ناجحة قد استخدمتها مسبقًا في مشاريعك القادمة قرارًا غير سليم، لأنه لا يوجد مشروعان متماثلان تمامًا، كذلك لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لإدارة المشاريع، فلا بد أن تكون على دراية كاملة بالمنهجيات المختلفة وما يميز ويعيب كل منها حتى تطبق المنهجية الأمثل لك.

يوجد العديد من العوامل التي ستؤثر على اختيارك منهجية إدارة مشروع مؤسستك، لا بد أن تضع في الحسبان هذه النقاط التي ستساعدك على الاختيار:

• التكلفة والميزانية: حدد نوع الميزانية التي تعمل بها، هل يوجد مجال لتغيير ذلك إذا لزم الأمر، أم أنه من الضروري أن يظل ضمن هذه الحدود المحددة سلفًا؟
• حجم الفريق: كم عدد الأشخاص المشاركين؟ هل الفريق ذاتي التنظيم أم أكثر اتساعًا ويحتاج إلى تنظيم خارجي؟
• القدرة على تحمل المخاطر: هل هذا مشروع ضخم له تأثير كبير ويجب إدارته بعناية من أجل تحقيق نتائج خطيرة للغاية؟ أم أنه مشروع أصغر حجمًا؟
• المرونة: هل يوجد مجال للتغيير من المشروع أثناء تنفيذه؟
• الجدول الزمني: ما مقدار الوقت المخصص للانتهاء من المشروع؟ هل هو مقيد بشدة بهذا التوقيت أم يوجد مساحة لتمديد الفترة لتحقيق نتائج أفضل إذا كان ذلك ممكنًا؟
• تعاون العميل: إلى أي مدى يحتاج المشروع أن يكون العميل متضمنًا داخله؟ 

والآن بعد الإجابة على هذه الأسئلة، يمكن اختيار منهجية مناسبة من منهجيات إدارة المشاريع المختلفة، أبرزها ما يلي:

1. منهجية الشلال

تشبه منهجية الشلال- Waterfall إدارة المشاريع التقليدية بأن كل مهمة لا بد أن تكتمل قبل البدء في المهمة التي تليها، وتتدفق المهام في اتجاه واحد مثل الشلال، لذا تولي هذه المنهجية اهتمامًا بتسلسل المهام والجداول الزمنية، ومن الممكن أن يزيد حجم الفريق عددًا عند الانتقال من المهام الأصغر والبدء في المهام الأكبر.

وتتبع مراحل منهجية الشلال عادة هذا التسلسل:

• المتطلبات.
• التحليلات.
• التصميم.
• البناء.
• الاختبارات.
• النشر والصيانة.

لذا قد لا تكون منهجية الشلال مناسبة لمشروع إذا كان:

• المشروع عرضة للتغيير.
• ليس لديك الصورة الكاملة لجميع المتطلبات قبل أن البدء.
• تحتاج إلى إجراء اختبار مستمر أو التكيف مع المستجدات في أثناء تنفيذ المشروع.

2. المنهجية الرشيقة

استخدمت المنهجية الرشيقة- Agile لإدارة المشاريع بداية في صناعة برامج الكمبيوتر، وهي عملية تكرارية تركز على المراقبة المستمرة والتحسين في أثناء تنفيذ المشروع والتكيف مع الظروف الطارئة لتسليم نتائج عالية الجودة، ولا تتبع هذه المنهجية نهجًا متسلسلًا، إذ تكمل مراحل المشروع بالتوازي مع بعضها.

لا تناسبك المنهجية الرشيقة لإدارة المشروع في حالة:

• كنت بحاجة إلى نتيجة يمكن التنبؤ بها، وتحتاج إلى أن تكون واضحًا تمامًا بشأن شكل ذلك منذ البداية.
• المشروع لا يتحمل التغيير خلال تنفيذه.
• ليس لديك فريق عمل لديهم دوافع ذاتية.
• لديك مواعيد تسليم صارمة.

3. منهجية العجاف

تدور منهجية العجاف- Lean حول تجنب إهدار الوقت والموارد، تم استقاء مبادئ هذه المنهجية من ممارسات التصنيع اليابانية، وتدور الفكرة الرئيسية وراءها إلى خلق المزيد من القيمة للعملاء بموارد أقل، وستكون هذه المنهجية مناسبة إذا كنت تريد خفض تكاليف المشروع، وتحاول دائمًا التحسين وإضافة قيمة للعمل.

ما هي مراحل إدارة مشروع؟

تتكون مراحل إدارة المشروع عادة من 3 محطات أساسية:

1. البحث والاكتشاف والتخطيط

قبل البدء في إدارة المشروع لا بد أن تجري المنظمة بحثًا دقيقًا يشمل ذلك بحث السوق أو بحث المستخدم أو التحليلات التنافسية وغير ذلك، وتساعد هذه الخطوة المشروع في تحديد الأهداف والمتطلبات لما يجب تصميمه أو بناؤه، ويجتمع الفريق في هذه المرحلة معًا لتحديد كيفية عملهم وما هي خطة التنفيذ.

2. مرحلة التنفيذ

وتأتي هذه المرحلة بعد انتهاء مرحلة التخطيط، يمكن الآن البدء في تنفيذ المشروع بأي من منهجيات إدارة المشروع المذكورة، ويتوقع أن تحوي هذه المرحلة تعاون بين الفريق ومراجعة مستمرة والنظر في التعليقات الواردة بالشكل المتفق عليه، وتكون هذه المرحلة مليئة بالتغيير والتأخير وقد يكون بها نقاط خلافية بين أفراد الفريق والمنظمة، لذا تكون هذه المرحلة أكثر نشاطًا وتحتاج إلى درجة عالية من المرونة.

3. الاختبار والقياس والتكرار

بعد إطلاقك للمشروع، حان الوقت للتأكد من أنه يحقق أهدافه المرجوة، ويعتمد هذا على المنهجية التي استعملتها في التنفيذ، فمثلًا في مشاريع منهجية الشلال- Waterfall يمكن إطلاق المنتج كاملًا واختباره، أما في مشاريع المنهجية الرشيقة- Agile يمكن إطلاق الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق والنظر في ردود الأفعال الأولية والتعديل بناء عليها، وبناء على نتائج الإطلاق والاختبار ستعدل المنتج إلى آخر أقرب للأهداف المراد تحقيقها في مشاريع منهجية أجايل، أما بالنسبة لمشاريع منهجية الشلال فقد يتطلب الأمر بدء مرحلة ثانية للمشروع.

وفي هذه المرحلة يمكنك الجلوس مع الفريق والنظر فيما يمكن فعله ولماذا، ولا بد أن يكون الفريق منفتحًا للمناقشة ومرنًا لقبول التغيير إن تطلب الأمر.

ما هي مهام مدير المشروع؟

قد تختلف مهام مدير المشروع من مكان لآخر وقد يختلف أيضًا المسمى الوظيفي، لكن تبقى أساسيات مهام مدير المشروع واحدة ومتسقة، ولا بد أن يكسب مدير المشروع ثقة واحترام فريقه، قد يتضمن دور مدير المشروع هذه المهام:

• تطبيق منهجيات إدارة المشاريع.
• التخطيط وتحديد الإطار.
• تحديد التوقعات وإداراتها.
• إنشاء خطط المشروع
• إدارة المهام.
• تقدير الوقت والتكلفة.
• تحليل المخاطر والقضايا وإدارتهما.
• قيادة الفريق.
• تسهيل التواصل والتعاون.
• تخطيط الاجتماعات.

ما هي المهارات اللازمة لإدارة المشاريع؟

ليتمكن مدير المشروع من تطبيق مهام عمله بكفاءة لا بد أن يتميز بعدة سمات ومهارات:

• التواصل الفعال مع باقي الفريق.
• امتلاك مهارة التفاوض.
• القدرة على إدارة الوقت 
• التمتع بروح قيادية.
• امتلاك مهارة تقنية والفهم العملي لبرامج إدارة المشاريع الشهيرة.
• القدرة على إدارة المخاطر.
• امتلاك مهارة التفكير النقدي وحل المشكلات.

وختامًا، نشير إلى أن التعاون بين أفراد الفريق وتبادل الثقة بينهم وبين مدير المشروع هو أحد أهم العوامل اللازمة لنجاح المشاريع، إذ يساهم بصورة كبيرة في إرساء قواعد المشروع على بر الأمان، ولا ننسَ كذلك القابلية للتكيف والمرونة عند طرح الأفكار والتخطيط لها بعد البحث الدقيق للسوق ومتطلباته.